"A program elsősorban Közétkeztető cégek számára nyújt segítséget abban, hogy a törvényben foglaltakat maradéktalanul betartsák, és mindamellett gazdaságosan üzemeljenek. E két szempontot tartja szem előtt a közkonyha program, amellett hogy több olyan megoldást is tartalmaz, ami megkönnyíti és meggyorsítja a munka menetét.
A program több konyhát is tud kezelni egy időben. A program több példányban, akár ugyanazon számítógépen, akár más hálózatba kötött számítógépen is képes futni egy időben. Ha egy gépen több példányban indítjuk a programot, akkor képesek vagyunk akár bevételezés közben is a másik egyeddel megnézni a raktár készletet vagy a holnapi kiszabást. Az interneten is elérhetjük a központi adatbázist így akár más helyszínről is dolgozhatunk a programmal. (Ebben az esetben szükséges egy szerver gép vagy egy olyan gép, ami be van kapcsolva állandóan.)
A munkafolyamat több részből tevődik össze:
Az elkészített étlapokat ki tudjuk nyomtatni az élettani értékekkel és az allergén anyagokkal együtt. a törvényben meghatározott módon. Egy konyhán belül több étlapot is létre tudunk hozni, így biztosítjuk az étkezők számára a különböző csoportoknak különböző étlapot készíthessünk. Például a bölcsődések étrendje nagyban eltér a többi gyermekétől így nekik teljesen más ételeket kell főzni.
Képesek vagyunk étlapot másolni. Ez a funkció akkor jön jól, ha pl. van A és B menü. Ekkor nem kell a leveseket újra beírni hisz azok nem változnak, csak a változásokat kell lecserélni és máris megvan az új étlap.
Az étlapmásolás akkor is jól jön, ha diétás étrendet állítunk össze: pl. tejcukor érzékenyeknek. A meglévő étlapot átmásoljuk és megnézzük, mely napokon van az ételekben tejcukor ezeket az ételeket az adott napon kicseréljük olyan receptekre, amiben nincs tejcukor. Az étlap másolás funkció sok időt takarít meg a kezelőnek.
Étlap készítés közben bármikor meg tudjuk nézni az étlapról kiindulva az adott étel receptjét összetevőinek élettani értékeit. Ezeket természetesen módosítani is tudjuk, vagy akár újjakkal is kiegészíthetjük.
Az étlapon ellenőrizhetjük az élettani értékeket korcsoportonként, és megvizsgálhatjuk, hogy megfelelnek a törvényben előírtaknak. A törvényben előírt több rendelkezést is figyel a program. Ezeknek egy részét már itt is tudjuk ellenőrizni, például a változatossági mutató értékét. Ez nagy segítséget jelent, hiszen már az étlap tervezési szakaszában kiderül, ha valamelyik törvénynek nem tettünk eleget. Ezeket helyben orvosolhatjuk is és újra ellenőrizhetjük a munkánkat.
Miután a kiszabtuk az alapanyagokat az adott napra és visszaírtuk az aznapi változásokat, képesek vagyunk megjeleníteni az étlapon a változásokat az élettani értékekben és kinyomtatni azokat a törvény szerint.
Étlap tervezés közben gyakran kell új recepteket készíteni, ekkor helyben az étlapról is tudunk új recepteket készíteni. Vagy akár új nyersanyagot is fel tudunk venni. Ellenőrizhetjük az allergén összetevőket és az élettani hatásokat is és javíthatjuk vagy kiegészíthetjük őket. Kontrollálhatjuk receptírás közben a recept költségeit is, így lehetőséget kapunk az több fajta alapanyaggal is megvizsgálni az adott receptet és el tudjuk dönteni, hogy melyiket használjuk fel.
A recepteket csoportokba sorolhatjuk és címkéket „akaszthatunk” rájuk, amik segítségével még jobban kategorizálhatjuk őket annak érdekében, hogy a program minél jobban tudja figyelni a törvényben foglaltakat.
Képesek vagyunk recepteket másolni. Ez akkor hasznos, ha pl. két majdnem egyforma ételt szeretnénk létrehozni. Például a tejcukor érzékenyeknél a tejet cseréljük laktóz mentes tejre, de a többi összetevő megmarad.
A recepteket korcsoportonként tudjuk összeállítani. Minden alapanyagnál megadhatjuk, hogy az egyes korcsoportnak az adott recepthez mennyi alapanyag jár a közétkeztetési törvény szerint: például nem egyforma mennyiséget adunk színhúsból egy óvodásnak és egy középiskolásnak. Megadhatunk korcsoportonként egy százalékos számot, ami azt mutatja meg, hogy a felnőtt adag hány százaléka az adott korcsoport. Pl. ha a felnőtt kap 12 dkg sertés combot, akkor ahhoz képest az óvodás 50%-ot, az-az 6 dkg-ot kap. Ez azért hasznos, mert a recept összeállításánál csupán a felnőtt adagot kell megadnunk, és a program a megadott százalékos értékeknek megfelelően kiszámolja a többi korcsoportot. Természetesen, ha nem felel meg az automatikus leosztás, akkor lehetőség van átírni manuálisan a korcsoportonként.
Folyamatosan nyomon tudjuk követni az aktuális készleten lévő alapanyagainkat. Így ha van olyan alapanyagunk, amit állandóan készleten szeretnénk tartani azt látjuk ott. Ha a kiszabatokat előre elkészítjük egy körülbelüli létszámmal, akkor egy lekérdezés segítségével akár egy hétre vagy egy hónapra előre is látni fogjuk, hogy miből mennyit kell rendelnünk.
Minden beszállító hagy egy számlát vagy egy szállítólevelet. Ennek segítségével könnyedén kitölthetjük a raktárbevételi bizonylatokat. Ez naponta csupán 10-20 percet vesz igénybe. Könnyedén - akár billentyűzet segítségével -, egér nélkül is bevételezhetjük az alapanyagokat. Ha nincs készleten az adott anyag, akkor azt azonnal helyben készletre vehetjük. Minden alapanyag beletartozik egy ÁFA csoportba ezért nem kell külön megadni csupán a nettó értékét a többit automatikusan kiszámolja a program.
Minden hétre létrehozunk több heti létszámot csoportonként. PL. XY Általános Iskola alsó, XY Általános Iskola felső, XY Óvoda stb. Ezeket ki lehet tölteni előre több hétre is. Minden nap pontosíthatjuk a létszámokat és ezeket le is zárhatjuk, hogy senki ne módosíthassa későbbiekben. Ha minden nap ugyannyi a létszám vagy minden étkezéskor egyforma, akkor gombnyomásra akár egész hétre vagy minden étkezésre átmásolhatjuk az adatokat, ezzel is gyorsítva a munkát.
Kiszabati ívet tudunk készíteni és ezt ki is tudjuk nyomtatni a törvénynek megfelelően.
A kiszabati ívet a program gombnyomásra legenerálja. Az adott napra összegyűjti az összes azon a konyhán található összes étlapokon lévő minden étel alapanyagát az adott nap összes korcsoport létszámainak függvényében. Ez a feladat nem egyszerű, hiszen nem ugyanazok az összetevők egy ovis és egy bölcsődés korosztálynál. Persze a létszámok is változnak korcsoportonként. Sőt még egy napon belül is változik étkezésenként a létszám. Ezt a feladatot régen a több dietetikus végezte több egymás mellé ragasztott kiszabati ívek kitöltésének segítségével. Ez most 2 másodpercig tart.
A képernyőn piros színnel mutatja azokat az anyagokat, amikből nem elég, ami van a raktárban vagy egyáltalán nincsen, így rögtön látható hogy mit kell beszerezni még.
Képesek vagyunk kinyomtatni a kiszabati íveket 3 féle csoportosításban. Az első az összesített lista. Ez a raktári kivétet segíti. Az a személy aki kiadja az anyagokat a raktárból ez alapján teheti azt meg. Ezen a nyomtatványon szerepel az összes aznapi alapanyag listája és az is, hogy mennyi marad a raktárban még. Ez azért hasznos, mert a kiadó rögtön látja, ha valamiből kiadás után nagyon kevés marad vagy teljesen elfogy.
A második lista az ételenként összesített kiszabat. Ezt elsősorban szakácsoknak hasznos, hiszen itt ételenként van összesítve a kiszabat. Ebből tudják, hogy melyik ételhez mit használhatnak fel a főzés során.
A harmadik a törvény által előírt kiszabati ívet tartalmazza, amit 90 napig meg kell őrizni. Ez ételenként és korosztályonként van összesítve. A kiszabati íven további ellenőrzéseket végezhetünk a közétkeztetési törvénynek megfelelően. Például egyes alapanyagokból megvan-e a törvény által előírt mennyiség. Nincsenek-e tiltott alapanyagok stb.
A kiszabati ívek alapján a szakácsok megfőzik az ételeket, esetlegesen változtatnak rajta. Ezt vissza kell írni a programba. A program tárolja a kiszabott és a valójában felhasznált mennyiséget. Ez azért szükséges, hogy később kontrolálhatjuk, hogy melyik ételnél milyen eltérések voltak a kiszabott és a valóságban felhasznált anyagok között. Ha jogos volt a többlet vagy más anyag használata, akkor a recepten is lehet változtatni, hogy következőben pontosabb legyen a kiszabat.
Képes a program arányosasan csökkenteni, illetve növelni az egyes alapanyagokat korcsoportonként. Ez azért hasznos, mert sokszor 10-20 dkg-al több vagy kevesebb a felhasználás a kiszabathoz képest. Ezt nem szeretnénk egy adott korosztályra ráírni, mert akkor annak nagyon megváltozna az élettani értékei, akár a törvényben meghatározott értékeken kívül is eshet emiatt. Ekkor a programmal szétoszthatjuk az összes korosztályra létszámarányosan. Ezzel a módszerrel helyettesíthetünk egy adott alapanyagot úgy, hogy kiválasztjuk az új hozzáadni kívánt nyersanyagot, megadjuk a mennyiséget, és végül hogy melyik alapanyagnak megfelelő arányban ossza szét korosztályonként egy adott ételhez. Pl. 3,4 kg sertés párizsi van kiírva, de mi 3,4 sajtos párizsit adunk helyette. Ekkor, hogy ne kelljen korosztályonként beírogatni, a program szétosztja ugyanolyan arányban, mint az eredeti sertés párizsit.
A kiszabati íven megnézhetjük, hogy mennyi a norma értéke, ami a normák és a létszámok szorzata, ennyi pénzt kapunk egy adott napra. Ezt össze tudjuk hasonlítani az alapanyag költségekkel, vagyis, hogy mennyibe kerültek aznapra az alapanyagok.
Ha a kiszabaton mindent rendben találtunk és visszaírtuk a valós felhasználásokat, akkor lezárhatjuk az adott napot, és kiadhatjuk a raktárból. A program automatikusan kitölti a raktári kivét lapot. Ekkor még módosíthatunk a kiadott mennyiségeken. Például, ha olajban sütöttünk akkor esetleg több olajt használtunk el mint ami ki volt írva a kiszabaton, de nem akartuk visszaírni mert akkor beleszámolja az élettani értékeit helytelenül. Ebben az esetben raktári kivétnél még hozzáírhatunk pár litert hogy stimmeljen a raktár.
Létszámösszesítők a megrendelőknek számlázáshoz
Képesek vagyunk létszámösszesítőt lekérni, amiben kimutathatjuk, hogy az adott időszakban, hány étkezőnk volt. Ennek segítségével akár számlázhatunk is a megrendelő felé, vagy elküldhetjük nekik további egyeztetés céljából.
Lejárt számlák kifizetések nyomon követése
Nyomon tudjuk követni, hogy az egyes beszállítónknál mennyi nyitott egyenlegünk van és mikor esedékes a fizetés. Minden alkalommal mikor kifizetünk egy-egy számlát, beírhatjuk azt a programba, így csökkentve az adott beszállítónál a nyitott számlánkat. Ezt több részletben is megtehetjük.
Készíthetünk leltárt is, ahol beírhatjuk, hogy leltár során mit találtunk a raktárban. Megnézhetjük, hogy a program szerint mennyinek kellene bent lennie. A különbséget a program ki tudja írni a készletről automatikusan hiányként vagy többletként.